När man ska lära sig något nytt, som till exempel att använda Kanban i ett agilt team, så är spel en oslagbar teknik för att skapa förståelse och engagemang.
Flera av de agila team som jag jobbat med har velat bli duktigare på Kanban. Teamen har sagt att de använder Kanban, men i själva verket har de inte riktigt förstått grunderna eller styrkan med Kanban. Så,
vi har då jobbat tillsammans med att bli duktigare som team. Vi har kört gemensamma introduktioner och gått igenom principerna för Kanban:
- Visualisera arbetsflödet
- Begränsa mängden pågående arbete (WIP)
- Mät och optimera processen
Ofta har teamen börjat med att få till första delen, dvs det finns en tavla över arbetet men man har inte riktigt anammat de två andra delarna.
Ett kraftfullt verktyg för att lära sig förstå nya koncept är olika former av spel som ger aha-upplevelser på väldigt kort tid. Boken Kanban in Action av Marcus
Hammarberg har ett helt kapitel med tips på spel och jag har inte provat alla. Men i mitt senaste uppdraget spelade vi GetKanban och The Penny Game några gånger, så jag tänkte dela med mig av
mina reflektioner från de spelen.
GetKanban
Spelet GetKanban köper man härifrån, och ett spel fungerar för maximalt 8 deltagare. Jag körde spelet för ett
stort team så då använde vi två uppsättningar spel och grupperna fick tävla mot varandra. Spelet består av en spelplan och mängder med material samt en regelbok att använda. Jag hade kört spelet
för många år sen men kom inte ihåg så mycket så det första jag gjorde var att testköra hemma. Jag försökte få mina ungdomar att vara med men det misslyckades, så jag körde spelet på egen hand.
Och det är helt nödvändigt för att förstå upplägget som kan kännas lite komplicerat när man tittar på det första gången.
Spelet går till så att man först förklarar konceptet och upplägget, det finns en presentation på GetKanban som man kan använda som hjälp. Första dagen i spelet kör man gemensamt så alla förstår hur det går till, sen spelar gruppen på egen
hand. Min roll var då att observera och även finnas tillgänglig att svara på frågor. Men jag försökte att inte lägga mig i under tiden utan samla reflektioner.
Under spelet så får gruppen praktiskt känna på till exempel vad som händer när man begränsar WIP, hur man kan använda mätningar för att analysera arbetet, hur olika former av störningar påverkar
flödet och hur svårt det kan vara att prioritera rätt.
Efter spelet körde vi en debriefing med ett antal frågeställningar. Det finns en uppsjö med frågor i spelboken som man kan använda men jag valde ut några och kompletterade med egna som jag kände
var relevanta för oss. Det blev många reflektioner om vad som hänt under spelet men också en hel del tankar kring vad det betyder för vårt team och hur vi kan applicera det hos oss. Vad skulle
hända om vi begränsar WIP mer? Hur hanterar vi kritiska incidenter egentligen? Gör vi rätt prioriteringar? Kan vi jobba mer tillsammans?
Några tips om du vill köra GetKanban:
- Preppa ordentligt
- Avsätt minst 3 timmar (gärna mer) och se till att få in en ordentlig paus, det blir intensivt!
- Preppa vad du vill lyfta under debriefingen, det kan du förbereda innan men också komplettera med de observationer du gör under spelets gång
- Ingrip så lite som möjligt under tiden, genom att gruppen får göra misstag så blir det större möjlighet till lärande
Om ni vill prova GetKanban så har jag ett spel som ni gärna får låna. Hör av er till mig!
The Penny Game
Det här är ett kort spel som passar bra att köra som en del av en introduktion till Kanban, eller agilt arbete överhuvudtaget. Det illustrerar hur flödet påverkas när vi jobbar i stora batchar
mot ett konstant flöde.
Du behöver 20 mynt och 4-9 deltagare. Sen behövs 4 arbetare och gärna 5 chefer (som tar tid), men om man är färre så kan arbetarna själva få ta tid också.
Uppdraget är att arbetarna ska skicka ett antal mynt genom flödet genom att först vända på myntet och sen skicka vidare. Vi jobbar utifrån olika principer i olika omgångar. I första omgången
vänds alla mynt av en person innan de skickas vidare till nästa i flödet. Sen provar vi att minska batchen till 5 mynt åt gången, dvs en person vänder 5 mynt och får sen skicka vidare. I sista
omgången kör vi ”single-piece-flow”, dvs ett mynt i taget skickas. Cheferna mäter hur lång tid varje person arbetar, och en chef mäter dessutom hur lång tid det tar innan första leverans är gjord
samt hur lång tid det tar för hela leveransen att bli klar. Efter varje omgång fyller vi i resultatet i en sammanställning. Ge lite tid för reflektion efter varje omgång, och en längre reflektion
sist.
Några av de frågor som vi pratade kring:
Hur påverkade de olika WIP-begränsningarna resultatet? Hur kändes arbetsbelastningen och tempot i de olika omgångarna? Vad kan vi lära oss av det som vi har nytta av i vårt arbete?
Några poänger som den här övningen illustrerar:
- Om vi jobbar i stora batchar tar det väldigt lång tid innan vi börjar skapa värde, allt behöver vara klart innan vi får något värde.
- Om vi jobbar i mindre batchar jobbar varje person mer men den totala tiden för utveckling minskar. Det här blir en fantastiskt spännande ingång till att prata om resursoptimering vs flödesoptimering. Om vi gör varje person maximalt effektiv (=resursoptimering) så blir slutresultatet faktiskt sämre.
En bra detaljerad beskrivning finns i boken Kanban in Action eller till exempel här.
Här är resultatet från ett av teamen som provade spelet:
Det var ett par Kanban-spel, men det finns som sagt var mängder med andra spel som illustrerar olika aspekter av Kanban och som kan hjälpa ett team att komma igång eller förbättra sina
arbetssätt. Vilka är dina favoriter? Tipsa gärna!
Write a comment