Jag har provat mig fram med olika system för personlig effektivitet och fastnat för en variant som funkar väldigt bra för mig. Det bygger på en enkel kanban-tavla kombinerat med pomodoro-tekniken. Jag ska förklara lite kort hur det funkar och kanske kan någon annan inspireras av detta!
Principen är enkel:
- Skapa en tavla och skriv ner alla att-göra aktiviteter
- Uppdatera tavlan dagligen
- Utvärdera veckovis
1. Skapa en tavla
Jag använder en anteckningsbok med blanka sidor och små post-it lappar i olika färger. På ena sidan har jag min "kö" i form av en Pool of Options. Det är en oprioriterad lista med alla mina att-göra aktiviteter. När jag till exempel sitter på ett möte och det dyker upp en ny aktivitet så skriver jag direkt en lapp.
Just nu använder jag en färgkodning där olika färger är olika typer av aktiviteter. Jag tycker det ger en bra visuell bild av fördelningen av arbete, vad är det som tar mest av min tid.
Andra sidan är min kanban-tavla med tre kolumner:
Next = Det jag ska göra under närmaste tiden
In Progress = Dagens aktiviteter
Done = Allt som blivit klart under veckan
Jag använder små post-it lappar (märkflikar) från Staples och en anteckningsbok från Ordning & Reda med blanka sidor och hårda plastpärmar.
2. Uppdatera tavlan dagligen
Varje dag tittar jag på det som ligger i Next och In Progress. Har det dykt upp något nytt akut som behöver lyftas in?
Jag har provat att lägga till WIP-limits (att alltså begränsa hur många lappar jag får ha under Next och In progress), men jag har inte riktigt fått det att funka optimalt ännu. Jag har kommit fram till att 3 är en bra WIP-limit för mig under In progress. Jag behöver ha några olika arbetsuppgifter att växla med under dagen, och ha en bra mix av svåra, kreativa, enkla, tråkiga att-göra saker. Då kan jag anpassa vad jag gör utifrån humör och energinivå.
3. Utvärdera veckovis
Varje vecka ser jag över det som ligger i "Pool of options" och lyfter in nya lappar till Next. Kanske är det något som inte är aktuellt längre och kan kastas? Kanske har jag fått nya idéer som
ska komma med?
Varje fredag tar jag bort alla lappar under Done och gör en sammanställning av hur många lappar jag gjort under veckan. Poängen med det är mest att få känna en tillfredsställelse där jag rent
fysiskt kan se allt bra jag gjort under veckan. Jag har en loggbok där jag noterar antalet lappar och också skriver några korta reflektioner om hur veckan varit.
Några fler tips
När jag bestämmer för att arbeta med en lapp under In progress så har det hjälpt mig att använda en förenklad variant av Pomodoro-tekniken. Pomodoro innebär att man arbetar fokuserat under en viss tid (jag kör 25 minuter) och sedan bryter för en kort vila. Genom att jag sätter på en timer och gör ett åtagande att jag ska jobba med en arbetsuppgift koncentrerat så är det som att det går en signal till kroppen att fokusera.
Ibland kan det vara bra att köra en "rensa-surdegar" dag eller timme. Då gäller det att bli av med så många lappar som möjligt. Några saker tar ju egentligen inte så lång tid men av någon anledning skjuts de upp dag efter dag. Att då få bli av med surdegarna är oerhört befriande! Välj inte de stora, svåra uppgifterna den här dagen utan fokusera på lågt hängande frukter.
Uppdatering Nov 2016: I mitt nuvarande uppdrag fungerade inte systemet som jag använde tidigare. Jag hade helt enkelt alldeles för många, små aktiviteter i min att-göra lista. Jag behövde något smartare. Så jag försökte behålla tanken med Next, In progress och Done men hitta en elektronisk variant. Jag fastnade för Trello som blivit mitt personliga produktivitetssystem. Där håller jag reda på allt som behöver göras, privat och på jobbet. Stora projekt och små korta aktiviteter. Mer om det i någon bloggpost framöver.
Hur ser ditt system för personlig effektivitet ut?
Write a comment